Comment envoyer une facture électronique : circuit pas à pas

Envoyer une facture électronique conforme suit un circuit en plusieurs étapes : le logiciel ou la plateforme agréée (PA) choisie par l’entreprise émettrice génère la facture dans un des formats reconnus, interroge l’annuaire officiel pour identifier la PA de réception du client, transmet la facture à cette PA, et transmet en parallèle les données utiles à l’administration fiscale. Ce circuit remplace l’envoi direct d’un PDF par e-mail dès qu’une opération entre dans le champ de la facture électronique. Depuis le 1er septembre 2026, les grandes entreprises et les ETI émettent déjà selon ce schéma ; les PME et micro-entreprises suivront au 1er septembre 2027.

Quelles sont les étapes pour envoyer une facture électronique conforme ?

Le circuit compte cinq étapes, portées par le logiciel de facturation raccordé à une plateforme agréée, ou directement par la PA. Selon la fiche service-public F39785, une PA assure l’émission, la transmission et la réception des factures, l’extraction et la transmission des données à l’administration, ainsi que le suivi des factures.

Avant validation, la vérification humaine des mentions reste nécessaire : le logiciel attribue le numéro et conserve la facture, mais ne dispense pas l’émetteur de relire le document, d’après la fiche F23208.

Exemple fictif : une plombière à son compte qui facture des entreprises de construction françaises passe désormais par sa plateforme agréée pour chaque facture adressée à ces clients professionnels ; elle n’envoie plus ces factures par e-mail en PDF.

Qui doit déjà émettre des factures électroniques, et qui attend 2027 ?

Les grandes entreprises et les ETI émettent depuis le 1er septembre 2026 ; les PME et micro-entreprises émettront à partir du 1er septembre 2027, selon la fiche service-public F23208. Toutes les entreprises, y compris les plus petites, doivent en revanche déjà être en mesure de recevoir une facture électronique depuis le 1er septembre 2026.

Tant qu’une entreprise n’est pas soumise à l’obligation d’émission, elle choisit librement son format d’envoi, et un client ne peut ni l’imposer ni refuser de payer au seul motif qu’une facture n’est pas électronique, d’après le guide pratique de la facturation électronique de l’administration fiscale. Le détail complet des échéances et des définitions (micro-entreprise, PME) figure sur la page calendrier de la réforme de la facture électronique.

Comment la plateforme agréée trouve-t-elle le bon destinataire ?

C’est l’annuaire officiel de la facturation électronique qui joue ce rôle : il indique, pour chaque entreprise, la plateforme agréée chargée de la réception de ses factures, selon la fiche service-public F39785. L’émetteur n’a donc pas à demander à son client quelle PA il utilise : c’est la PA de l’émetteur qui interroge l’annuaire pour router la facture vers la bonne PA de réception.

Cet annuaire est aussi mis à jour quand une entreprise change de PA, avec un délai de 15 jours ouvrables au plus après l’accord de l’ancienne plateforme ou l’expiration de son délai d’opposition. Le fonctionnement détaillé de cet annuaire est décrit dans l’article Annuaire facturation électronique : rôle et mise à jour.

Dans quel format la facture est-elle transmise ?

Les plateformes agréées transmettent les factures dans l’un des trois formats du socle commun : UBL, CII, ou le format mixte Factur-X, qui combine un PDF lisible et des données structurées, d’après la fiche réforme 1 de l’administration fiscale. Le choix du format dépend du logiciel utilisé et de la PA retenue : certains logiciels ne produisent que du Factur-X, d’autres proposent aussi UBL ou CII pour des échanges entre systèmes professionnels.

Ce format n’est pas une simple option esthétique : c’est la condition pour que la PA puisse extraire les données nécessaires à la transmission à l’administration fiscale, en plus d’afficher la facture au client.

Un PDF envoyé par e-mail compte-t-il encore comme facture électronique ?

Non, pas pour les opérations qui relèvent de l’obligation : un PDF transmis par e-mail à une entreprise française assujettie à la TVA, sans passer par une plateforme agréée, ne constitue plus une facture électronique conforme une fois que l’émetteur est soumis à l’obligation d’émission, selon la fiche service-public F23208. La facture électronique est obligatoire pour les opérations entre entreprises établies en France et assujetties à la TVA, y compris celles en franchise en base.

En revanche, les factures adressées à un particulier, ou à une entreprise établie à l’étranger, ne relèvent pas de cette obligation : le papier ou le PDF restent possibles pour ces destinataires. Ces ventes relèvent alors de l’e-reporting si l’entreprise est assujettie à la TVA. Une entreprise qui a les deux types de clients est soumise aux deux obligations à la fois.

Exemple fictif : une graphiste indépendante facture à la fois des agences de communication françaises et des particuliers. Elle envoie ses factures aux agences via sa plateforme agréée, et continue à remettre aux particuliers une facture ou une note selon les règles applicables à ces ventes.

Pour vérifier précisément quel régime s’applique à sa situation, la page Suis-je concerné par la facturation électronique ou le simulateur officiel permettent de clarifier le cas par cas, sans que cet article ne s’y substitue.

Que vérifie la plateforme agréée avant que la facture parte ?

La plateforme agréée contrôle la conformité de la facture avant transmission, en plus d’assurer l’émission, la réception et le suivi, selon la fiche service-public F39785. Ce contrôle porte sur la structure du fichier transmis (format UBL, CII ou Factur-X valide) et sur la présence des champs attendus par le socle commun, mais il ne dispense pas l’émetteur de vérifier lui-même les mentions obligatoires avant validation, d’après la fiche F23208 : numéro unique, SIREN du client, nature de l’opération, et les autres mentions générales de toute facture.

Une fois la facture déposée, la PA assure aussi le suivi de son statut : déposée, rejetée, ou marquée comme encaissée pour les prestations de services, ce dernier statut servant à l’e-reporting de paiement.

Que se passe-t-il si la facture n’est jamais transmise par une PA ?

Deux sanctions distinctes existent selon le manquement constaté. Le défaut d’émission d’une facture électronique est sanctionné de 50 € par facture, avec un plafond de 15 000 € par an, selon la fiche service-public F23208. Le défaut de réception via une PA entraîne d’abord une mise en demeure de se conformer sous 3 mois, puis une amende de 500 € avec un nouveau délai de 3 mois, puis 1 000 €, et 1 000 € supplémentaires à chaque nouvelle période de 3 mois de manquement.

Le détail des montants et des cas de figure est présenté dans l’article Amende facture électronique : 50 €, 500 € et 15 000 €. Pour les opérations avec les entités publiques, le circuit passe par Chorus Pro plutôt que par une PA de droit commun, comme l’explique l’article Chorus Pro facture électronique : marchés publics vs PA.

Ce qu’il faut faire maintenant

D’abord, vérifier sa date d’échéance d’émission (1er septembre 2026 pour les grandes entreprises et ETI, 1er septembre 2027 pour les PME et micro-entreprises) sur la page calendrier de la réforme. Ensuite, s’assurer que le logiciel de facturation utilisé est raccordé à une plateforme agréée, ou choisir directement une PA : le comparateur permet de situer les options disponibles sur des critères publics. Puis vérifier que les mentions obligatoires sont bien intégrées avant chaque validation d’envoi, et ne pas se fier uniquement à l’automatisation du logiciel. Enfin, pour les ventes aux particuliers ou aux clients étrangers, prévoir la transmission des données via l’e-reporting, en parallèle du circuit de facture électronique proprement dit. En cas de doute sur une situation spécifique, le simulateur officiel ou l’expert-comptable restent les interlocuteurs à solliciter.