Les plateformes agréées transmettent les factures électroniques dans l’un des trois formats du socle commun : UBL, CII, ou Factur-X, qui associe un PDF lisible par l’œil humain à des données structurées destinées à la plateforme. Cette question de format concerne les entreprises qui doivent recevoir des factures électroniques depuis le 1er septembre 2026, puis les émettre à leur tour, selon leur taille, jusqu’au 1er septembre 2027 pour les PME et les micro-entreprises. Le format n’est pas un détail isolé : il détermine si une facture peut circuler entre deux systèmes informatiques différents sans ressaisie, et si la plateforme agréée peut en extraire les données attendues par l’administration fiscale.
Quels sont les trois formats acceptés par les plateformes agréées ?
Les plateformes agréées transmettent les factures dans l’un des trois formats du socle commun : UBL, CII, ou le format mixte Factur-X, selon la fiche réforme n°1 de la DGFiP. Ces trois formats ne sont pas des produits concurrents : ils définissent chacun une façon d’organiser les données d’une facture (montants, taux de TVA, identité des parties, numéro) pour qu’une plateforme agréée puisse les lire automatiquement.
| Format | Données | Lisibilité sans logiciel |
|---|---|---|
| UBL | Structurées | Nécessite un logiciel pour afficher la facture |
| CII | Structurées | Nécessite un logiciel pour afficher la facture |
| Factur-X | PDF lisible et données structurées intégrées | Le fichier PDF s’ouvre directement et se lit normalement |
Qu’est-ce qui distingue Factur-X d’UBL et de CII ?
Factur-X se distingue des deux autres formats par sa double nature : un fichier PDF que l’on peut ouvrir et lire normalement, dans lequel sont intégrées des données structurées destinées à la plateforme agréée. UBL et CII sont des formats structurés qui ne contiennent pas de version lisible intégrée comparable : un logiciel est nécessaire pour les afficher sous une forme compréhensible. Ces trois formats figurent ensemble dans la fiche réforme formats de la DGFiP, sans hiérarchie entre eux : aucun des trois n’est présenté comme obligatoire par défaut, et le choix dépend du logiciel et de la plateforme agréée utilisés par l’entreprise.
Exemple fictif : une graphiste indépendante qui facture plusieurs agences de communication reçoit, selon le logiciel de chacune de ses clientes, des factures tantôt en Factur-X qu’elle peut ouvrir directement, tantôt en UBL qu’elle ne consulte qu’à travers sa plateforme agréée. Dans les deux cas, la facture est traitée par sa plateforme de la même manière.
Qui choisit le format, et qui vérifie que la facture est conforme ?
Le format utilisé dépend du logiciel de facturation et de la plateforme agréée choisis par l’entreprise qui émet la facture, pas de son destinataire. Pour émettre, recevoir et transmettre une facture électronique, il faut passer par une plateforme agréée (PA), ou par une solution compatible raccordée à une PA, seul intermédiaire reconnu par l’administration fiscale, précise la fiche F39785 de service-public. Parmi les missions confiées à la plateforme agréée figurent l’émission, la transmission et la réception des factures, l’extraction et la transmission des données à l’administration, ainsi que le contrôle de la conformité des factures. C’est donc la plateforme agréée, et non l’entreprise elle-même, qui assure ce contrôle de conformité.
Le détail du circuit d’émission, de la création de la facture jusqu’à sa réception par le client, est expliqué dans Comment envoyer une facture électronique.
Le format change-t-il quelque chose pour l’entreprise qui émet des factures ?
Pour l’entreprise, le choix du format ne dispense d’aucune des mentions obligatoires d’une facture. Selon la fiche F23208 de service-public, le logiciel raccordé à la plateforme agréée attribue le numéro unique de la facture, assure sa conservation et intègre les mentions obligatoires, quel que soit le format final de transmission. La vérification du contenu avant validation reste toutefois nécessaire : le format ne dispense pas de contrôler que les données saisies sont correctes.
En pratique, l’entreprise n’a généralement pas à choisir elle-même entre UBL, CII et Factur-X : c’est une caractéristique technique de son logiciel de facturation et de sa plateforme agréée. Ce qui compte pour elle, c’est que sa plateforme figure bien sur la liste officielle et que son échéance de mise en conformité soit respectée, comme détaillé dans le calendrier de la réforme.
Un PDF classique peut-il suffire comme facture électronique ?
Non, un PDF seul n’est pas l’un des trois formats du socle commun. Seul Factur-X combine un PDF lisible avec des données structurées intégrées : un PDF simple, sans ces données, ne correspond à aucun des trois formats décrits par la fiche réforme formats de la DGFiP. C’est une confusion fréquente : une facture envoyée en pièce jointe PDF par courriel, sans passer par une plateforme agréée, ne répond pas à la définition de la facture électronique attendue par la réforme pour les opérations entre entreprises assujetties à la TVA établies en France.
Pour savoir si une entreprise est concernée par cette obligation selon le type de ses clients, la page Suis-je concerné reprend les situations prévues par le référentiel officiel.
Que faire si mon logiciel actuel ne gère aucun de ces formats ?
Si un logiciel ne permet pas de produire ou de recevoir l’un des trois formats du socle, il doit être raccordé à une plateforme agréée, ou remplacé par un outil qui l’est déjà. Une solution compatible n’est pas elle-même immatriculée et ne peut pas transmettre directement à l’administration : elle doit obligatoirement passer par une plateforme agréée, selon la fiche F39785 de service-public. Il est possible de changer de plateforme agréée à tout moment si celle choisie initialement ne convient pas.
Le référentiel ne permet pas d’affirmer qu’un format serait plus adapté qu’un autre à un secteur d’activité donné : ce point dépend du logiciel déjà utilisé par l’entreprise et des échanges avec ses clients ou fournisseurs. En cas de doute sur la compatibilité d’un outil existant, le simulateur officiel ou l’expert-comptable restent les interlocuteurs à consulter.
Que faire maintenant pour respecter ces formats ?
Il convient d’abord de vérifier que le logiciel de facturation actuel est raccordé à une plateforme agréée figurant sur la liste officielle, puis de confirmer avec cette plateforme le ou les formats qu’elle utilise pour la réception et l’émission des factures. Il reste ensuite à respecter l’échéance de mise en conformité propre à la taille de l’entreprise, rappelée dans le calendrier de la réforme, et à conserver les factures émises ou reçues pendant la durée prévue par le code de commerce et le livre des procédures fiscales.
Sources
Textes officiels et pages ouvertes par la rédaction ; chaque date et chaque montant de l'article en vient.